プレゼンの成功は資料準備で9割決まる!作り方ポイントご紹介!

投稿日: カテゴリー 仕事術, 人事評価・出世

プレゼン資料のためのデータの集め方や、スライド作成や実際のプレゼン発表に使用するパワーポイントに代表されるプレゼンテーションソフトの操作もばっちりマスターしたつもり!

にもかかわらず、どうしていつまでたっても極度に緊張するのだろうか、どうしてプレゼン相手を納得させる結果が得られないのだろうかと悩んでいる人は多いですね。

このような多くの悩みは、プレゼンテーションの目的を「うまくプレゼンをこなす」ことに照準を合わせていることから起きています。

しかしプレゼンの真の目的は、自分の望む結果をつかむため、相手の共感と同意を引き出すことにあるはずです。

ここでは、実際のプレゼン実行をイメージしながら、プレゼン資料作成プロセスの中で重要なポイントについてご紹介させていただきます。

 

 

プレゼン資料作成はターゲットを明確に!

 

準備万端と思っても再チェックを繰り返しておくことが、後悔しないプレゼン準備の基本です。

ではどのようなポイントに注意してプレゼン資料作成を進めることがよいのでしょうか。

プレゼンを行う真の目的は「自分の望む結果を得る」ことです。相手が顧客なら売り込みたい製品の購入に結びつけることが、相手が上司なら自分の企画を承認してもらうことに集中したプレゼンを行わなければ意味がありません。

今まで「説明が分かりやすい」「資料が美しい」などというディテールの出来で満足している資料作成を行ってきていませんか?もしそうならもっと目指す目的最優先のプレゼン作成に切り替えましょう。

そのためには、まず実際のプレゼンで説明しやすい資料作成を意識し、スライドごとに質疑応答を想定しておきます。作成段階でプレゼン発表シミュレーションも終わっているのが理想です。

そして、プレゼン資料の大一般が完成しプレゼン全体の進行イメージができたら、「リハーサル」機能を使用して、スライド一枚当たり、あるいはテーマごとの説明にかかる時間を測定します。

その際にはスライドを切り替えるタイミングや、実際のトーク内容を乗せながらリハーサルを行います。

そしてリハーサルを繰り返すごとに分かりにくいと感じた個所は、都度スライドと説明内容を修正して練り上げていきます。

 

 

パワーポイントスキルの向上が緊張をほぐす!

 

プレゼンが不得意だと感じる理由の一つにパワーポイントを代表とするプレゼンテーションソフトの操作への自信のなさがあげられます。

プレゼンテーションソフトはその名のとおり、プレゼンに使用するスライドの作成や実際のプレゼン発表が主な用途となっているため、しばらくプレゼンの機会がないと操作の勘が鈍るものです。

そこで、スキルが鈍らないように、プレゼンで役立つ操作の解説サイトをチェックするなど、定期的に知識をアップデートする習慣を身に着けるようにしておきましょう。

スマートにプレゼンテーションソフトを操作できるという自信は、プレゼン発表に大きな余裕を与えます。

具体的には、プレゼン資料作成段階のうちからどの機能を利用するかをイメージできるようになっておきたいものです。

そのためには使用する操作方法をセレクトできるレベルのスキルをキープする必要があります。

 

 

プレゼン成功は資料準備と努力次第!

 

プレゼン初心者のうちは、先輩や上司のプレゼン資料のクオリティに圧倒され、見栄えのインパクトやソフトの機能を多用することに重きを置いてしまうもの。

しかし、たとえ決して見栄えのするスライドでなくても、流麗なトークができなくとも、プレゼン相手の心を動かすことができることこそ重要です。

難しいと思われがちなプレゼンですが、出席者が知りたいと思う情報をわかりやすくまとめ、メリットをアピールできる構成ができていれば、たとえトークそのものはたどたどしくても熱意で十分カバーできるのです。