外部コミュニケーションの基本は電話！感じの良い対応の特徴

社会人になって何年経っても「外部からの電話が苦手」という人は多いものです。

直接顔を合わせてのコミュニケーションであれば、初対面の人との会話も問題なくこなせる人でも、苦手意識を持つのが電話対応です。

電話でのコミュニケーションが難しい最大の理由は、電話をかけてきている相手や要件の予測がつかないのに、会話をスタートさせなければならない緊張感にあります。

しかし、外部からかかってきた電話といえば、大半が顧客や取引先から入った連絡です。きちんとした感じの良い対応ができれば、あなたの評価だけでなく職場全体の評価も上がります。

そして、職場の電話対応は日常業務の一つです。電話アレルギーを克服することができればそれだけ仕事に関するストレスを減らせるというものです。

ここでは、電話でのコミュニケーションの注意点と、感じの良い電話対応で大切なことについて考えてみました。

電話でのコミュニケーションの注意点とは？

直接顔を合わせてのコミュニケーションと異なり、電話では当然お互いの顔は見えず、声だけで意思の疎通を図る必要があります。

そのため、電話でのコミュニケーションにおける特徴は、「自分の言うことが伝わっているか？」そして「相手の言葉を正しく理解しているか」を絶えず確かめながら話を進める必要があります。

とはいえ、一言話すたびに「わかりましたか」と尋ねていては、話が進みませんし、第一非常に感じの悪い対応となってしまいます。

特に最近では、メールやLINEなどの簡単な文章のやり取りでコミュニケートするのが主流となっています。言葉を使った表現力が身についてない人が多いことも、電話でのやりとりがうまく成立しない原因となっています。

そのため勢い意味が取りにくい会話になりがちですが、当の相手は言葉がうまく出てこないので苛立ちを感じていることも多々あります。

あなたは、相手の伝えようとしている内容を正確に素早くとらえ、相手が必要とする返答を要領よく伝える必要があるのです。

電話応対で必ず守りたいことは、「（自分の言ったことが）正しく伝わっているだろうか」という相手を気遣う気持ちです。

また、同時に相手の言ったことを正確にとらえているかも常に意識する必要があります。

常に相手の理解度をはかり、かつ相手に合わせてわかりやすく言いたいことをまとめるように意識すると、「自分の言うことをよく聞いてくれた」「わかりやすく話してくれた」と感謝されることでしょう。

そして、聞き取りやすい発声で、メリハリのある話し方を心掛けて対応することも大切です。

これこそ電話対応において最も求められる感じの良い電話対応なのです。

考えてみれば電話での対応が上手にできることは、プライベートでも大いに役に立つ長所となります。

電話での説明が上手にできたり、感じの良い対応ができることは一生の財産です。

電話嫌いの人が多いからこそ、電話を苦にせず上手にさばけるスキルは、それだけで職場で重宝されるものです。