お礼が目的のビジネスメールこそ読まれるための工夫が必要！
ビジネスメールにおいては、取引先に「お礼」の意を込めたメールを送ることも多々あります。 考えてみれば、商談後に送る「感触を確かめる」お礼メールから、実際の業務で世話になったお礼メールまで、日々様々な性質の「お礼メール」を作成していることに気づかされます。
しかし意外と見落としがちなのは、お礼メールというものは、受信側としては「緊急性のないメール」として後回しにされがちなものだということです。非常に多量のメールを受信している人なら「読まなくてもよいメール」と判断されることもないとはいえません。
そこでここでは、読んでもらえるお礼メールに必要な条件「件名」「レイアウト」「文面」について考えてみました。
わかりやすく「キャッチー」な件名
セールスに結び付けたい、すぐ読んでほしいお礼メールなら、とことん件名を工夫しましょう。
例えば「お礼：○○の件プラスお得情報です」など、「読むとメリットがあるメール」と思わせる件名が効果的です。 目で見てすぐ「用件の種類」が分からない要領を得ない件名にしてしまうと、せっかく一生懸命考えて送信したメールも一瞬にしてマイナス20点くらい印象が悪くなってしまうものなのです。
また、ぜひ商談につなげたい相手ならば名刺を受け取ったら即アドレス帳に登録しておきます。登録時に「社名」「名前」「敬称・様」まで表示するように登録しておけば、その表示名で相手方のメール画面にも表示されます。 少しの手間ですが「アドレス帳に登録してくれた」ことが相手に分かり印象は格段にアップ！
また、世話になったことへのお礼を込めたメールならば、シンプルに「○○についてお礼申し上げます」とシンプルにまとめましょう。 たとえ本文を読んでもらえなかったとしても、相手の方に感謝している気持ち自体は伝わります。 送るのと送らないのでは全くその後の展開が変わってくることでしょう。
お礼が目的のビジネスメールこそ読まれるための工夫が必要！
ビジネスメールにおいては、取引先に「お礼」の意を込めたメールを送ることも多々あります。
考えてみれば、商談後に送る「感触を確かめる」お礼メールから、実際の業務で世話になったお礼メールまで、日々様々な性質の「お礼メール」を作成していることに気づかされます。
しかし意外と見落としがちなのは、お礼メールというものは、受信側としては「緊急性のないメール」として後回しにされがちなものだということです。非常に多量のメールを受信している人なら「読まなくてもよいメール」と判断されることもないとはいえません。
そこでここでは、読んでもらえるお礼メールに必要な条件「件名」「レイアウト」「文面」について考えてみました。
わかりやすくできれば「キャッチー」な件名
セールスに結び付けたい、すぐ読んでほしいお礼メールなら、とことん件名を工夫しましょう。
例えば「お礼：○○の件プラスお得情報です」など、「読むとメリットがあるメール」と思わせる件名が効果的です。
目で見てすぐ「用件の種類」が分からない要領を得ない件名にしてしまうと、せっかく一生懸命考えて送信したメールも一瞬にしてマイナス20点くらい印象が悪くなってしまうものなのです。
また、ぜひ商談につなげたい相手ならば名刺を受け取ったら即アドレス帳に登録しておきます。登録時に「社名」「名前」「敬称・様」まで表示するように登録しておけば、その表示名で相手方のメール画面にも表示されます。
少しの手間ですが「アドレス帳に登録してくれた」ことが相手に分かり印象は格段にアップ！また、自分の業務効率にもつながります。
また、世話になったことへのお礼を込めたメールならば、シンプルに「○○についてお礼申し上げます」とシンプルにまとめましょう。
たとえ本文を読んでもらえなかったとしても、相手の方に感謝している気持ち自体は伝わります。
送るのと送らないのでは全くその後の展開が変わってくることでしょう。
読みやすいレイアウトを心掛ける
相手は移動の合間にスマホやタブレットでメールを確認していることも多いことでしょう。
読みやすいレイアウトで、なるべく一文の字数を短くまとめるようにするのがベターです。
緊急性のないメールにだらだらと冗長な文が続くと、それだけで読むのをやめる人がほとんどだと認識しておきましょう。
目安としては、3~40行くらいで改行し、さらに3~5行くらいのブロック分けで組み立てると読みやすいレイアウトになります。
同じ表現が続かないように注意する
よくありがちですが文中に何度も「ありがとうございます」「お世話になりました」が登場すると、受け取った側としては、どこかおざなりな印象を持ってしまいます。
フレーズの選択肢を普段から増やすように心掛けましょう。
何度もありがとうございますを繰り返すならば、「重ねてお礼申し上げます」などと添えておくと文面が格段に品よく見えます。
お礼メール一つとっても、相手に「できない」と思わせるような隙を見せるのはビジネス上ご法度です。
お礼としてのビジネスメールこそセンスが問われる！
「読んでみよう」と自然にクリックする件名をつけ、簡潔に見やすいレイアウトに心をつかむお礼の文面、とビジネスメールの中でもお礼メールはセンスが問われるところ。
薄っぺらいテンプレートのお礼文面だけでは全く効果がありません。
すべてをオリジナルの文面でまとめる必要はありませんが、1行2行は気持ちを込めた文章を付け加えておきましょう。
それだけでメール全体の印象が全く違って見えるものなのです。
せっかく送るお礼のビジネスメール、できるだけその効果をあげられるように、マイナスポイントをなくす工夫を凝らしましょう。
読みやすいレイアウトを心掛ける
相手は移動の合間にスマホやタブレットでメールを確認していることも多いことでしょう。 読みやすいレイアウトで、なるべく一文の字数を短くまとめるようにするのがベターです。
緊急性のないメールにだらだらと冗長な文が続くと、それだけで読むのをやめる人がほとんどだと認識しておきましょう。
目安としては、3~40字くらいで改行し、さらに3~5行くらいのブロック分けで組み立てると読みやすいレイアウトになります。
同じ表現が続かないように注意する
よくありがちですが文中に何度も「ありがとうございます」「お世話になりました」が登場すると、受け取った側としては、どこかおざなりな印象を持ってしまいます。 フレーズの選択肢を普段から増やすように心掛けましょう。
何度もありがとうございますを繰り返すならば、「重ねてお礼申し上げます」などと添えておくと文面が格段に品よく見えます。 お礼メール一つとっても、相手に「できない」と思わせるような隙を見せるのはビジネス上ご法度です。
お礼としてのビジネスメールこそセンスが問われる！
「読んでみよう」と自然にクリックする件名をつけ、
簡潔に見やすいレイアウトに心をつかむお礼の文面、とビジネスメールの中でもお礼メールはセンスが問われるところ。
薄っぺらいテンプレートのお礼文面だけでは全く効果がありません。
すべてをオリジナルの文面でまとめる必要はありませんが、
1行2行は気持ちを込めた文章を付け加えておきましょう。 それだけでメール全体の印象が全く違って見えるものなのです。
せっかく送るお礼のビジネスメール、できるだけその効果をあげられるように、マイナスポイントをなくす工夫を凝らしましょう。
