タイムマネジメントのコツを掴んで能力アップを図る方法

投稿日: カテゴリー ブログ, 仕事術

日々業務に追われる中で、口癖が「時間がない!」になってしまっていませんか?そしてあなたは、毎日自分がなにをやっているか、きちんと把握できているでしょうか。

 

そんなときにぜひ実施してほしいのが「タイムマネジメント」です。

直訳すると「時間管理」という意味になりますが、これはもっと奥深いもの。自分が使える時間に、やらなければいけないことを当てはめ、確実に実践していく、いわば「行動管理」です。

 

さて、それでは具体的にどのような手順でタイムマネジメントを進めていくべきか、確認してみましょう!

 

■まずは現状のタスクを把握する

 

今日会社で行ったことを朝から順に、かかった時間とともに書き出してみましょう。どんなに細かいこともすべてです。

洗い出したタスクを、それぞれ以下の4つに分類します。

 

1.緊急で、重要なこと(第一領域)

2.緊急でないが、重要なこと(第二領域)

3.緊急だが、重要ではないこと(第三領域)

4.緊急でもなく、重要でもないこと(第四領域)

 

この中でもっとも大切なのは「2.緊急でないが、重要なこと(第二領域)」。これはあなたの成長につながる、いわば「自己投資」のための活動です。

 

どうしても第一、第三領域のタスクを優先しがちですが、ここにあえて第二領域のタスクを組み込むことで、自身の成長を促すことができますよ。

 

■タイムマネジメントのメリット・デメリット

 

メリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

 

・時間を効率的に使える

・無駄な時間が減り、使える時間が増える

 

タスクの洗い出しをした際、中には、意外にもスキマ時間が多いぞ?という気づきをした方もいるのではないでしょうか。

そのスキマ時間の使い方こそが、「時間がない!」を解消するカギとなるのです。

 

続いてデメリットはこちらです。

 

・想定外の事態に対応しにくくなる

・タイムマネジメント自体に時間がかかる

 

1つ目のような事態に陥ってしまわないために、タイムマネジメントではゆったりめのスケジュールを組みます。

また、2つ目の事態は本末転倒ですから、スケジュールを組む際は時間に余裕のあるときを狙うようにしてくださいね。

 

■上手なタイムマネジメントのコツ

 

・スケジュールには予定を詰めすぎない、引き受けすぎない

→詰めすぎたスケジュールでは突発的なことに対応できなくなってしまいます。また、すでにオーバーワーク気味なときは、それ以上仕事を引き受けないようにしましょう。

 

・定時で帰るスケジュールを組む(残業ありきにしない)

→大前提は定時で帰ること!「時間がない」という悩みを解消し、帰宅後のリラックスタイムを増やす気持ちでスケジュールを組むようにします。

 

・タイムマネジメントを行うだけで満足しない

→スケジュールを組んだからには実践しましょう。見事なスケジュールだ!と満足して、やれやれとそこらに置いてしまってはなんの意味もありませんよ!

 

■まとめ

忙しい現代人にこそ実践してほしい、タイムマネジメントのコツをご紹介しました。

 

なんだか難しそう…と頭を抱えてしまう方もいるかもしれませんね。そんな方向けに、最近は便利なアプリも出ているようなので、一度スマホで検索してみてはいかがでしょうか?

 

時間の使い方がうまい人ほど、毎日が充実しているものです。あなたも一度、自分の使える時間を「見える化」してみることをおすすめします。

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